Ταχύτητα κατά την υπογραφή συμβάσεων!

Ο μέσος χρόνος που απαιτείται για την υπογραφή μιας σύμβασης είναι συνήθως ορισμένες ημέρες. Αντιθέτως, ο μέσος χρόνος για τη ψηφιακή υπογραφή μιας σύμβασης μέσω του SignΙT είναι μόλις μερικά λεπτά! Η υπηρεσία παρέχει ένα φιλικό προς τον χρήστη γραφικό περιβάλλον μέσω του οποίου είναι πολύ εύκολος ο εντοπισμός του σταδίου στο οποίο βρίσκεται η διαδικασία υπογραφής ενός εγγράφου.

Νομική ισχύς των ψηφιακά υπογεγραμμένων εγγράφων

Η υπηρεσία υποστηρίζει τη χρήση αναγνωρισμένων ψηφιακών πιστοποιητικών, ώστε να μπορεί να εξασφαλιστεί η πλήρης συμμόρφωση με τις υφιστάμενες νομικές διατάξεις, σε τέτοιο βαθμό, ώστε τα ψηφιακά υπογεγραμμένα έγγραφα να έχουν την ίδια ισχύ με αυτή των ιδιόχειρα υπογεγραμμένων.

Υψηλό επίπεδο ασφάλειας

Η υπηρεσία παρέχει υψηλό επίπεδο ασφάλειας καθώς:

  • Χρησιμοποιεί προηγμένους κρυπτογραφικούς αλγορίθμους για τη δημιουργία ψηφιακών υπογραφών και όχι απλές εικόνες που παρουσιάζουν μια ψηφιοποιημένη υπογραφή.
  • Πριν την υπογραφή επιβεβαιώνει ότι το κείμενο δεν έχει τροποποιηθεί.
  • Παρέχει δυνατότητα μη-αποποίησης ευθύνης καθώς τα κλειδιά που χρησιμοποιούνται για τη ψηφιακή υπογραφή των εγγράφων είναι υπό τον έλεγχο μόνο του εκάστοτε χρήστη της εφαρμογής.
  • Υπάρχει δυνατότητα ενεργοποίησης ισχυρής αυθεντικοποίησης χρηστών με χρήση OTP, smartcards κλπ. πριν την ψηφιακή υπογραφή ενός εγγράφου.
  • Παρέχεται η δυνατότητα χρήσης χρονο-σφραγίδων (timestamps) ώστε τα ψηφιακά υπογεγραμμένα έγγραφα να έχουν μακροχρόνια ισχύ.
  • Υποστηρίζει τη χρήση Ασφαλών Διατάξεων Δημιουργίας Υπογραφών (Secure Signature Creation Devices -SSCD) ώστε να είναι εφικτή η δημιουργία «Αναγνωρισμένων» ψηφιακών υπογραφών βάσει των απαιτήσεων του υφιστάμενου νομικού πλαισίου

Οικολογική λύση

Η χρήση της υπηρεσίας βοηθά στην προστασία του περιβάλλοντος καθώς έτσι μπορούμε όλοι να συμβάλουμε στη μείωση δημιουργίας ρύπων. Αρκεί να αναλογιστούμε ότι:

  • Η κατανάλωση χαρτιού έχει αυξηθεί κατά 400% τα τελευταία 40 χρόνια.
  • Η κατανάλωση 8.000 φύλλων χαρτιού αντιστοιχεί στην καταστροφή ενός δέντρου.
  • Κάθε χρόνο καταστρέφονται 4 δις. δέντρα από κατανάλωση χαρτιού.
  • Ένας μέσος υπάλληλος γραφείου χρησιμοποιεί 10.000 φύλα χαρτιού κάθε χρόνο.

Δραστική μείωση κόστους

Χρησιμοποιώντας το “SignIt” μπορούμε να επωφεληθούμε από τη δραστική μείωση κόστους όχι μόνο λόγω της μείωσης κατανάλωσης χαρτιού αλλά και λόγω της μείωσης πολλαπλών εξόδων που σχετίζονται με τη διαχείριση έντυπου υλικού, όπως:

  • Κόστος εκτύπωσης και δημιουργίας φωτοαντιγράφων.
  • Κόστος αποστολής / διακίνησης εγγράφων (ταχυδρομικά, fax, courier, εσωτερική διακίνηση)
  • Κόστος ψηφιοποίησης εγγράφων (scanning)
  • Κόστος αποθήκευσης εγγράφων και διατήρησης αρχείου
  • Κόστος καταστροφής εγγράφων

Σύμφωνα με πρόσφατες έρευνες, ένας μεσαίου μεγέθους οργανισμός χρησιμοποιεί περίπου 5.000 φύλλα χαρτιού το χρόνο ενώ, το συνολικό ετήσιο κόστος διαχείρισης των έντυπων εγγράφων ξεπερνάει το ποσό των 50.000 ευρώ. Στο κόστος αυτό περιλαμβάνεται όλος ο κύκλος ζωής των εγγράφων, από την αγορά της πρώτης ύλης, την εκτύπωση έως την αποθήκευση και αρχειοθέτηση, ενώ το κόστος ενδέχεται να αυξηθεί ακόμη περισσότερο στην περίπτωση που απαιτείται υπογραφή από περισσότερα του ενός ατόμων.

Απλή και φιλική στο χρήστη υπηρεσία

Η υπηρεσία βασίζεται σε ένα απλό και φιλικό γραφικό περιβάλλον μέσω του οποίου ο χρήστης μπορεί με απλά βήματα να δημιουργεί ροές εργασίας για την ψηφιακή υπογραφή ενός εγγράφου. 

  • Αρχικά, ο χρήστης μεταφορτώνει ένα έγγραφο και δημιουργεί ροές εργασίας ώστε να ξεκινήσει η διαδικασία υπογραφής.
  • Μέσω των ροών εργασίας, ο ιδιοκτήτης του εγγράφου επιλέγει τους χρήστες – υπογράφοντες και τους προσθέτει στην αντίστοιχη λίστα.
  • Στη συνέχεια, το σύστημα αποστέλλει ειδοποιήσεις σε όλους τους υπογράφοντες και εκείνοι με τη σειρά τους συνδέονται για να συνεχίσουν τη διαδικασία υπογραφής.
  • Σε κάθε στάδιο μιας ροής, ο ιδιοκτήτης του εγγράφου ενημερώνεται για την εξέλιξη της διαδικασίας αλλά και ο κάθε υπογράφων μπορεί να προσθέσει τα δικά του σχόλια προς επισκόπηση.

Η λύση είναι ιδιαίτερα ευέλικτη ώστε να μπορεί να παραμετροποιηθεί βάσει των εκάστοτε αναγκών κάθε οργανισμού